「英語メールでの依頼は、どう表現すればよいのだろう？」
「すぐに使える表現を知りたい。」
そんな方へ書きました。
本記事では、
について紹介します。
この記事を書いている私は、元大手メーカエンジニア。
会社員時代は海外駐在も経験し、社内外問わず北米や欧州のメンバーと英語でコミュニケーションをとりながら仕事をしてきました。
依頼をするときの表現
例えば、以下のような表現です。
can you～?やwill you～?は中学英語でも学習するので、あまり難しいことはありません。
willの方が依頼したい気持ちは強くなります。
これらを過去形にして、couldやwouldを使うとより丁寧な表現となるので、ビジネスでは多用されます。
受動態の形で could it be [動詞の過去分詞]?の形もありですね。
また、possibleを使ったIs it possible～?や、Would it be possible～? もよく目にする表現です。
ネイティブスピーカーが使う依頼メールの表現10選
私が仕事でネイティブスピーカーから受け取ったメールの中から、依頼の表現を集めて例文を書いてみました。
Please do ～
Please を用いた表現です。
これでうまくいくかどうか教えてください。
添付ファイルをご確認ください。
can you do ～? / will you do ～?
canやwillを用いた表現です。
比較的カジュアルな印象ですが、社内だけでなく取引先(下請け)からもこの表現を使ったメールが来ました。
couldやwouldを使うとより丁寧な表現となります。
上記が正しければ、この活動をサポートしてくれませんか。
我々の想定と異なるので、ソフトが誤りかどうか確認してもらえますか。
取り付けのためにその部品がA仕様からB仕様に変わっていることを確認いただけますか。
これを今日送ることはできますか。
Is it possible ～?
Is it possibleのパターンです。下はWouldが使われることでより丁寧な表現になります。
我々(会社)は、テスト用の部品を受け取ることができますか。
これを受け取ることができますか。
その他
直接依頼をする表現ではありませんが、私が経験した表現です。
それに回答いただけるなら、非常にありがたいです。
決断がなされたか知っていますか。発送するなら、すぐに回答が必要です。
依頼のメールを書くときに気を付けたいこと
基本は丁寧な表現で
依頼メールは、基本的には丁寧な表現を使いたいところです。
相手を不快にさせず、気持ちよく仕事をしてもらうためですね。
例として、依頼をする表現で“Please do～”がありますが、相手の都合も知らぬまま“Please do～”という表現を使うことは、場合によってややきつい印象を与えかねません。
日本語でメールを打つ時も“～してください”というダイレクトな表現はあまり使わないのではないでしょうか。
“～することは可能ですか” や “～していただけませんか”の方が一般的でしょう。
Pleaseを使うことはないのか？と問われれば、もちろんそんなことはありません。
事前に依頼事項を調整したときや、決めたことを守ってもらえない時などは“Please do”で良いと思います。
また、ごく簡単な依頼をするときや、“Please see attached file”や“Please let me know if you have any concerns”などのメールの慣例表現は多用します。
但し、上記のような状況以外では、基本的にはCould you などの丁寧な表現を使うのが無難でしょう。
ビジネスでもcan you～ / will you～はありか
丁寧な表現がいいというなら、ビジネスシーンでCanやWillはなしなのか、と思われたでしょうか。
結論、”あり”です。
多少フランクな表現の方が、より円滑なコミュニケーションが生まれることもあるし、
Canが必ずしも適していないとは言えません。
私の仕事でも、プロジェクトの開始後に取引先のメンバーと対面で打ち合わせをしてからは、メールでの依頼の表現にCanが多く見られるようになりました。
受け取ったメールの中には、please さえ落ちて、”See attached files. Thanks.”みたいな表現もありました。
もちろん、これは業務の内容によりますし、ビジネスで馴れ合いになるのは良くありませんが
私のケースでは相手が私に連絡しやすい関係を作ったことで、仕事がうまくいったことがありました。
シーンに応じて、canやwillもありです。